Samen met de werkvloer naar een betere RI&E

Bron: ORNET.nl, door Koen Langenhuysen

Sommige risico-inventarisatie en -evaluaties (RI&E’s) worden opgesteld zonder dat daar één persoon van de werkvloer aan te pas komt. Het laat zich raden dat de kwaliteit en het draagvlak dan te wensen over laten. Gelukkig zijn er manieren om het beter te doen.

De RI&E is het fundament van het arbobeleid. Want pas als een bedrijf een gedegen beeld heeft van de arborisico’s en van de benodigde maatregelen, kunnen goed afgewogen arbokeuzes worden gemaakt.

Gebruik de kracht van het instemmingsrecht

Helaas is de kwaliteit van RI&E-rapporten in de praktijk nogal eens ondermaats. De oorzaak daarvan is meestal te vinden in een ondoordachte opzet van het RI&E-onderzoek: wie voert de RI&E uit, met welke inbreng van anderen en met welke instrument?

Er zijn voor zo’n 180 sectoren digitale RI&E-instrumenten beschikbaar. Die hebben als voordeel dat ze geheel gericht zijn op de arboproblemen van de eigen sector. En ook dat bedrijven en instellingen ze in eigen beheer kunnen uitvoeren, zonder inschakeling van dure arbodiensten.

Als keerzijde van deze digitale RI&E-instrumenten geldt, dat het goed mogelijk is dat één persoon alle RI&E-vragen beantwoordt. In de praktijk komt het regelmatig voor dat een preventiemedewerker, of zelfs een stagiair, deze klus alleen klaart. Ook in grotere bedrijven. Het is duidelijk dat deze invuller onmogelijk alle arboknelpunten en passende maatregelen in de hele organisatie helder voor ogen kan hebben.

Tip: Tijdens de Landelijke VGWM-dag op 12 maart 2020 praten onze experts je in één dag helemaal bij over alle belangrijke VGWM-onderwerpen.

Inbreng van werknemers en leidinggevenden is onmisbaar om tot goede resultaten te komen. Datzelfde geldt overigens als de RI&E wordt uitbesteed aan een arbodienst. Ook dan kan het invullen van de RI&E-vragenlijsten niet aan een enkele deskundige worden overgelaten.

Zicht op arboknelpunten

Het spreekt voor zich dat uitvoerende medewerkers en hun direct leidinggeven het beste zicht hebben op arboknelpunten en op passende maatregelen daarbij; zij hebben er dagelijks mee te maken.

Er zijn verschillende manieren en momenten om hen bij de RI&E te betrekken.

> Een veelvoorkomende methode is dat de persoon die de RI&E uitvoert tijdens een rondgang enkele korte gesprekken voert op afdelingen. Dat is een minimale variant. Van een gedegen inschakeling van de direct betrokkenen is dan nog geen sprake.

> Een uitgebreidere vorm is om op alle afdelingen een gestructureerd RI&E-interview te houden. Daarbij worden per afdeling enkele werknemers en de leidinggevenden gevraagd naar hun eigen ervaringen en ideeën rond arbothema’s die daar van toepassing zijn.

> In een verdergaande vorm legt de RI&E-uitvoerder op de afdelingen alle RI&E-vragen die daar spelen in een bespreking voor aan de leidinggevende en enkele medewerkers. Gezamenlijk komen zij tot antwoorden en voegen ze de benodigde maatregelen toe. Zo wordt de RI&E gezamenlijk ingevuld.
In de RI&E-opzet is dan doorgaans vastgelegd op welke afdelingen met hoeveel medewerkers wordt gesproken. Sommige ondernemingsraden wijzen zelfs op de afdelingen aan welke werknemers daarvoor de meest geschikte personen zijn.

Het is overigens bijzonder wijs om de medewerkers niet alleen naar arboknelpunten te laten vragen, maar ook naar de mogelijke oplossingen die zij zien en die ze werkbaar vinden.

Een extra vragenlijst

Aanvullend kan er een extra vragenlijst onder werknemers worden uitgezet. De RI&E-vragen over werkdruk en ongewenst gedrag bijvoorbeeld, kunnen immers pas goed beantwoord worden als eerst in kaart is gebracht hoe werknemers daarover denken. Een medewerkersvragenlijst kan daarbij behulpzaam zijn. Sommige RI&E-instrumenten bevatten zulke vragenlijsten.

Ga als or vooraf na of de vragenlijsten goed aansluiten bij de werkpraktijk. Maak van tevoren ook afspraken hoeveel werknemers zo’n lijst voorgelegd krijgen en hoe de resultaten worden verwerkt.

Tijd en inspanning

Uiteraard kan er ook voor combinaties van deze vormen van werknemersinbreng gekozen worden. Wat ze alle gemeen hebben is dat ze extra tijd en inspanning vergen. En als de arbodienst of een andere externe deskundige erbij wordt betrokken, levert zo’n aanpak ook extra kosten op.

Dat betekent dat het voor de ondernemingsraad doorgaans niet eenvoudig is om hierover afspraken te maken met de directie. Maar daar staat tegenover dat er een RI&E-rapport uitkomt dat daadwerkelijk hout snijdt en bovendien geworteld is in de organisatie.

RI&E-rapport bespreken

Verder is het raadzaam om af te spreken dat de werkgever ook de concept-RI&E op de afdelingen laat bespreken. Uiteraard nemen de afdelingen dan vooral dat deel van de RI&E onder de loep dat hun eigen werkzaamheden aangaat.

De reacties worden vervolgens in de definitieve RI&E verwerkt. Spreek zo mogelijk ook af dat het plan van aanpak, dat na de RI&E wordt opgesteld, op de agenda komt van teambesprekingen of werkoverleggen.

Bijzonder vreemd

Eigenlijk is het bijzonder vreemd als medewerkers niet worden betrokken bij het opsporen van knelpunten in hun eigen arbeidsomstandigheden. Toch blijkt die betrokkenheid in talloze organisaties geen vanzelfsprekendheid.

Bijvoorbeeld daar waar de RI&E als een noodzakelijk kwaad wordt gezien, dat zo snel mogelijk moet worden afgehandeld. Of in organisaties waar de cultuur zodanig is dat bij geen enkel onderwerp de medewerkers worden ingeschakeld. Ook doet zich vaak het simpele feit voor dat men er in alle drukte eenvoudigweg te weinig bij stilstaat.

Een duidelijke taak voor de ondernemingsraad

In alle gevallen ligt hier een duidelijke taak voor de or. Gebruik de kracht van het instemmingsrecht om uitgewerkte afspraken te maken over het betrekken van werknemers bij het benoemen van de arboknelpunten en passende oplossingen.

Wijs ook op de voordelen voor de werkgever. Bij een goede uitvoering zal door deze participatieve manier van werken niet alleen de RI&E en het plan van aanpak enorm winnen aan kwaliteit en draagvlak, het zal ook ertoe leiden dat werknemers zich meer bewust worden van hun eigen arbeidsomstandigheden en dat ze zich gehoord voelen. En dat is belangrijke winst.

Wat zegt de wet?

Iedere werkgever is verplicht om regelmatig een risico-inventarisatie en -evaluatie te (laten) maken op het gebied van arbeidsomstandigheden. Zo’n RI&E moet aan uiteenlopende wettelijke vereisten voldoen.

Maar nergens in de Arbowet is voorgeschreven dat werknemers betrokken moeten worden bij de totstandkoming van zo’n RI&E. Wel heeft de or tweemaal instemmingsrecht dat hierbij benut kan worden: helemaal aan het begin als de werkgever een voorstel maakt hoe het RI&E-onderzoek gaat verlopen, en aan het eind als de RI&E klaar is, inclusief concept-plan van aanpak.

Concrete afspraken maken

En in beide gevallen kan de or, met argumenten en het sterke instemmingsrecht in de hand, concrete afspraken maken over betrokkenheid van werknemers. En wel op twee terreinen. Ten eerste over het betrekken van werknemers bij het RI&E-onderzoek en bij het opstellen van het plan van aanpak. Ten tweede over het informeren van werknemers over de uiteindelijke documenten.
Verder is wettelijk bepaald dat iedere werknemer het RI&E-rapport moet kunnen inzien.

Lees ook:

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.