Gebruikershandleidingen schrijven kun je leren

Bron: www.NEN.nl

‘Mijn moeder zei vroeger al dat ik docent moest worden.’ Hoewel een studie Cultuurtechniek aan de Landbouwhogeschool in Wageningen anders deed vermoeden, kreeg de moeder van Jack Postema gelijk. Tegenwoordig is hij een van de docenten van NEN en verzorgt hij de trainingen Technische Documentatie en Schrijven van Gebruikershandleidingen. Hij vertelt wat de trainingen inhouden en waarom het belangrijk is om ze te volgen.

Net als veel andere trainers werd Jack op het pad van NEN gebracht door zijn baas. In dit geval was dat de hoofddocent wetenschappelijk rapporteren in Wageningen, die NEN hielp bij de behoefte aan een norm voor gebruikershandleidingen. Jack nam de functie van docent wetenschappelijk rapporteren over en is altijd betrokken gebleven bij de opleidingen van NEN. Daarnaast schreef hij mee aan beide versies van NEN 5509 (Gebruikershandleidingen).

Geen bijzaak

Het lijkt misschien bijzaak, even een gebruikershandleiding maken als je een machine op de markt brengt. Toch is het een belangrijk onderdeel van het proces van tekentafel tot aflevering bij de klant. Er kan namelijk heel wat misgaan als je een machine niet volgens de instructies van de fabrikant bedient, of niet op de juiste manier onderhoudt of repareert. Vandaar dat in Europese richtlijnen, Arbowetgeving en de Wet Productaansprakelijkheid eisen worden gesteld aan gebruikershandleidingen voor technische producten. Zo kan de veiligheid van bediener en gebruiker beter worden gewaarborgd.

Jack geeft twee trainingen bij NEN: Technische Documentatie en Gebruikershandleidingen. In de training Technische Documentatie leren de deelnemers uit welke onderdelen de verplichte technische documentatie van een product/machine bestaat en hoe ze deze accuraat en begrijpelijk samenstellen. ‘Natuurlijk zijn producten veilig te gebruiken volgens de fabrikant. Maar als er toch een ongeluk gebeurt, kunnen officiële instanties via de technische documentatie achteraf nagaan of aan de wettelijke eisen is voldaan’, verklaart Jack de noodzaak van deze documentatie.

Veiligheid

De aandacht voor veiligheid is een onderwerp dat Jack in zijn lange loopbaan steeds nadrukkelijker voorbij ziet komen. Wat er nog meer is veranderd in de loop der jaren, is de aandacht voor een nauwkeurige beschrijving van het bedoelde gebruik en voor het laatste deel van de levensduur van een machine. ‘De gebruikershandleiding behandelt de hele lifecycle van een product, dus ook het afdanken ervan. Afvoeren, slopen of recyclen: het moet allemaal volgens de geldende regels gaan.’

Niet dubbelop

In de training Technische Documentatie komt het schrijven van gebruikershandleidingen ook aan bod. Is een aparte training daarover dan niet dubbelop? ‘Nee, zeker niet’, laat Jack weten. ‘De gebruikershandleiding is een belangrijk onderdeel van de verplichte technische documentatie van een machine. Een aparte training over dit onderwerp is echt de moeite waard. Je leert beter nadenken over de handleiding, je leert heldere en begrijpelijke teksten te maken en je bent je beter bewust van de wettelijke regels en eisen.’

Structuur

In de training Gebruikershandleidingen besteedt Jack veel aandacht aan de structuur. ‘Een goede tekststructuur is de beste manier om vaak complexe materie over te brengen. Ik begin mijn verhaal dan ook altijd met de opbouw van een handleiding op het hoogste niveau. Daarin behandel ik titels, hoofdstukken en paragrafen, met hun mogelijke inhoud. Samen met de deelnemers brainstormen we bijvoorbeeld over een mogelijke hoofdstukindeling, afhankelijk van het soort product’.

Armed snake

Andere onderdelen van de training zijn tekstsoorten in gebruikershandleidingen (hoe beschrijf je de onderdelen van een machine, hoe de werking en hoe de instructies). Tot slot besteedt Jack aandacht aan begrijpelijk schrijven. De docent heeft een schriftje waar hij mooie voorbeelden van beruchte taalfouten bewaart die tot een fout begrip kunnen leiden. ‘Ik gebruik altijd het bekende voorbeeld van “priester op non actief”. Dat betekent iets heel anders dan “priester op non-actief”. En wat dacht je van foute vertalingen? Waarin een “gewapende slang” ineens verandert in een “armed snake”? Dit zijn alledaagse voorbeelden die heerlijk relativeren. Dat is belangrijk, want zonder humor geen geslaagde training. Daarnaast is iedereen gelijk weer bij de les en realiseert zich goed dat geschreven tekst erg nauw luistert.’

Voor wie?

Vooral techneuten die zich bezighouden met de constructie van of regelgeving voor machines en die tot ‘technisch schrijver’ zijn gemaakt, zijn gebaat bij de trainingen Technische Documentatie en Schrijven van Gebruikershandleidingen. ‘Grote bedrijven hebben vaak een technisch schrijver in dienst, maar bij sommige mkb’ers moeten techneuten de handleiding er soms “gewoon” even bij doen. Voor beide groepen wordt het gemakkelijker nadat ze de training hebben gevolgd. De handleiding wordt beter en het scheelt veel tijd omdat ze weten waar ze op moeten letten en hoe ze het moeten aanpakken.’

Ook de training(en) volgen? 

Lees er meer over op training: Schrijven van gebruikershandleidingen en training: Technische documentatie.   

Wilt u samen met uw collega’s de training(en) volgen? Of wilt u met collega’s kennisdelen en opfrissen en weer helemaal op de hoogte worden gebracht van de laatste stand van zaken? Dan kan NEN voor u een bedrijfstraining verzorgen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *